Pomiar czasu pracy

Pomiar czasu pracy otwiera nowe możliwości.

Dzięki wykorzystaniu precyzyjnych i szczegółowych danych, które uzyskujesz w czasie rzeczywistym z Harmodesk oraz innym korzyściom ze stosowania narzędzia  — związanym z optymalizacją organizacji pracy i ułatwiającym zarządzanie backlogiem — w ciągu kilku miesięcy możesz uwolnić 25 proc. swojego czasu oraz czasu innych liderów, a także pracowników liniowych.

Sprawdź, jak to możliwe korzystając z kalkulatora uwolnionego czasu, który stworzyliśmy na podstawie doświadczeń w ponad 500 zespołach Business Services oraz Back/Middle Office.

Jak wybrać najlepszy timesheet?

Czy jako konsument znalazłeś się kiedyś w sytuacji szerokiego wyboru produktów w pożądanej kategorii przy równoczesnej trudności w znalezieniu odpowiedniego produktu, który w 100 proc. spełnia Twoje potrzeby i oczekiwania?

Takie wrażenie mogą mieć managerowie z branży SSC / BPO - lub szerzej, organizacji realizujących powtarzalne procesy, charakterystyczne również dla Back Office, czy Middle Office - gdy szukają odpowiedniego oprogramowania do ewidencjonowania i śledzenia czasu pracy zespołów.

Choć na rynku jest szeroki wybór aplikacji do monitorowania czasu pracy, w zdecydowanej większości są to narzędzia, które świetnie sprawdzają się przy pracy projektowej, a nie procesowej. Większość z nich może rozczarować zarówno managerów, jak i pracowników niezależnie czy miejscem ich pracy jest centrum usług wspólnych, czy dział księgowości w firmie. Sektor nowoczesnych usług dla biznesu (Business Services Sector) potrzebuje rozwiązań, które są w stanie szybko i skutecznie rozwiązywać ich problemy.

‍

Mierzenie czasu pracy i jego specyfika w Business Services

Aplikacja timesheet w klasycznym rozumieniu - niezależnie, jak atrakcyjne wizualnie jest to oprogramowanie - to tak naprawdę bardzo prosty mechanizm, którego serce można wyobrazić sobie, jako tabela Excel. Użytkownik po prostu wpisuje w odpowiednie rubryki co i kiedy zrobił. Czas przeszły jest tu istotny (“robił”) gdyż zwykle tabelka jest uzupełniana post factum: na koniec dnia, tygodnia lub miesiąca. Pociąga to za sobą bardzo istotne konsekwencje, które odgrywają fundamentalne znaczenie z punktu widzenia rzetelności i wiarygodności danych.

‍

Dobry timetracker powinien rzetelnie mierzyć czas pracy

Czy mierzenie czasu pracy pracownika w oparciu o raporty tworzone na koniec okresu w ogóle są przydatne i w jakim stopniu? Oto raz na jakiś czas - dzień, tydzień, miesiąc - pracownik ma przed sobą dość zadanie, które wykonuje niechętnie: musi przypomnieć sobie co, kiedy robił, jakie zadania, w jakich przedziałach czasowych realizował i uzupełnić odpowiedni formularz.

Niektórzy sięgają po notatki, inni sprawdzają plan dnia, wertują grafiki lub po prostu bazują na swojej pamięci. Pracownicy wpisują działania, które zapamiętali lub zadania, które udało im się zanotować, inni tylko najważniejsze operacje albo po prostu przepisują dane, które wynikają z przyjętych wcześniej założeń. 

Efekt? Powstają kolejne mało wiarygodne rekordy oparte o szacunkowe czasy trwania poszczególnych procesów pracownika, często brakuje szczegółowych opisów kluczowych aktywności, błędne lub przekłamane wpisy, naciągane czasy rejestracji godzin pracy nad poszczególnymi zadaniami - innymi słowy mamy niedokładne informacje, które nie odzwierciedlają wiernie rzeczywistości.

Czy takie ewidencjonowanie i monitorowanie ma sens? Pracodawca niby ma dane dotyczące czasu pracy do ewidencji, pracownik odhaczył uzupełnienie aplikacji timesheet, wszyscy powinni być zadowoleni, ale czy faktycznie można powiedzieć, że wszystko jest ok i "lecieć dalej”?

Członkowie zespołu doskonale zdając sobie sprawę z jakości tych danych, nie podchodzą do nich poważnie. W ten sposób, to co pracownicy traktują, jako zło konieczne, często faktycznie okazuje się sztuką dla sztuki.

Tymczasem zbieranie rzetelnych informacji na temat czasu pracy jest kluczowe - dzięki pracy z tymi danymi można szybko identyfikować elementy procesów wymagające usprawnień, możliwa jest skuteczna optymalizacja procesów, czy rzetelne rozliczanie się z klientami.

‍

Dlaczego klasyczny timesheet nie sprawdza się?

Klasyczny timesheet w praktyce nie nadaje się dla zespołów, które rozliczają się z klientami na podstawie czasu pracy. Oto przykład, wynikający z wielu naszych obserwacji: gdy zespoły księgowe przechodziły na oprogramowanie do timetrackingu przeznaczone właśnie dla pracowników realizujących prace procesowe, szybko okazywało się, że wcześniej umykało im średnio 10-20 proc. czasu poświęcanego na zadania. Choć ten czas był przez pracowników realnie poświęcany na zadania dla klienta, to klasyczne rozwiązania go nie wyłapywały.

Pracownicy uzupełniając dane o czasie pracy po fakcie pomijali mniejsze, krótsze, pozornie mniej znaczące czynności wokół realizowanych zadań (rozmowy telefoniczne, konsultacje, dodatkowe prace, maile) ponieważ o nich zapominali lub unikali ich raportowania z innych wymienionych wyżej powodów (np. niechęć i brak motywacji i czasu do ręcznego wprowadzania wielu szczegółowych danych). 

Dodatkowo manualne wypełnianie rubryk timesheetu zabierało pracownikom mnóstwo czasu, za który przecież płacił pracodawca, a który mógł i powinien być przeznaczony przez członków zespołu na realizację kluczowych zadań przynoszących rzeczywistą wartość organizacji.

‍

A może automatyczny pomiar czasu pracy?

Niektóre zespoły Shared Services realizują potrzeby zapisywania czasu pracy poprzez rozwiązania śledzące czas pracy pracowników. Niestety śledzenie czasu pracy pracowników, choć dobrze brzmi, często jest tu sprowadzane do śledzenia pracowników. 

Zwykle do mierzenia czasu w ten sposób używa się zainstalowanego w systemie oprogramowania, które śledzi każdy krok pracownika na komputerze: co robi, w co klika, mierząc oczywiście czas pracy.

Czy takie rozwiązanie ma zalety? Przyjrzyjmy się temu bliżej. Oprogramowanie do śledzenia czasu pracy pracowników z pewnością daje managerowi poczucie większej kontroli nad pracownikiem. Co to oznacza? Eliminuje wykorzystanie komputera do celów prywatnych. Zapewnia większe bezpieczeństwo. Daje również pewne dane, które można jakoś wykorzystać.

To rozwiązanie wydaje się proste, ale w kulturze europejskiej może być postrzegane negatywnie ("Wielki Brat"), jako przejaw braku zaufania do pracowników. Nic dziwnego, że często może budzić uzasadnione obawy managerów przed oporem ze strony pracowników.

Z naszego doświadczenia wynika, że klasyczne narzędzia do śledzenia czasu pracy pracowników są wśród nich postrzegane jednoznacznie negatywnie. Kierunkują energię pracowników na kombinowanie. Pracownicy nie identyfikują się z danymi, kontestują je.

Zebrane w ten sposób dane pozostawiają wiele do życzenia. Paradoksalnie, w wielu obszarach są na zbyt ogólnym poziomie (śledzą co użytkownik robi: program, typ pliku, nazwa pliku, zakładki), a z drugiej strony skupiają się na mało istotnych szczegółach, pomijając całą gamę kluczowych dla procesu zdarzeń. Mamy brak danych dotyczących wstrzymań, identyfikacji problemów, jak również brak danych dotyczących prac poza komputerem – rozmowy telefoniczne, konsultacje.

W tym modelu istnieje trudność wyciągnięcia danych dotyczących typów wykonywanych zadań w podziale umożliwiającym ich porównanie i zarządzanie. Słowem, mamy sporo danych, ale niewiele można z nimi zrobić w celu identyfikacji problemów, błędów, braków i optymalizacji procesów. 

Najważniejsze, że wdrożenie programu śledzącego pracę członków zespołu może uniemożliwić w przyszłości wdrażanie kultury ciągłego doskonalenia i prace nad wzrostem zaangażowania pracowników. 

Skoro zarówno narzędzia śledzące pracowników jak i klasyczny timesheet nie nadają się jako skuteczne rozwiązania, aby mierzyć czas pracy w organizacji SSC / BPO to czy jest inne rozwiązanie?

‍

Oprogramowanie do timetrackingu stworzone specjalnie dla potrzeb SSC /BPO

Narzędzie mierzące czas pracy, które rzeczywiście skutecznie adresuje potrzeby Business Services, powinno być pozbawione wszelkich wad klasycznych systemów śledzących, jak i klasycznych aplikacji timesheet.

To jeden z kluczowych celów, który przed sobą postawiliśmy opracowując program do timetrackingu specjalnie dla potrzeb SSC /BPO.

W naszym narzędziu raportowanie czasu pracy odbywa się na bieżąco. Dzięki temu, że dane o czasie pracy zbierane są online, w tle realizacji pracy, niejako mimochodem, pracownicy nie tracą czasu na uzupełnianie timesheetu.

Ponieważ dane zbierane są w tle realizacji rutynowych zadań, takie rozwiązanie dostarcza dokładnych danych, które faktycznie odzwierciedlają rzeczywisty obraz procesów.

W ten właśnie sposób oprogramowanie łapie przeciętnie o 10-20 proc. więcej czynności niż klasyczny timesheet. 

Z jednej strony to są czasami drobiazgi, które umykają w systemie timesheetowym, ale np. przy odpowiednim wolumenie mają istotny wpływ na rozliczanie klientami. 

W przypadku przykładowej księgowej (co chwila odbiera telefony, maile, udziela konsultacji) na koniec okresu okazuje się, że np. 2 godziny nie zostało przez nią zabilowane na klienta - nie wpisała wielu drobnych aktywności, ponieważ o nich pamiętała, nie chciało jej się, a może zajęłoby jej to dużo czasu. W optymalnym systemie do trackowania czasu o takich pomyłkach nie może być mowy. 

Nie ma również miejsca na wpisywanie w timesheecie ogólnych danych w oparciu o szacunki lub na bazie założeń albo norm. W naszym systemie w sposób celowy raportowane są kluczowe czynności mające rzeczywisty wpływ na procesy, w przeciwieństwie do systemów śledzących, które podążają za czynnościami pracowników niezwiązanymi z procesem.

Zamiast śledzić czy pracownik siedzi na Facebooku i sprawdzać w co pracownik klika myszką, oprogramowanie skupia się działaniach mających wpływ na mierniki biznesowe i efektywność pracy.

Ważne, że szczegółowe dane dotyczące procesów nie są jedynie dowodem na przepracowany czas na procesach, ale stają się punktem wyjścia do analiz mających na celu optymalizację procesów. Praktyczna wizualizacja danych w systemie umożliwia zrozumienie realnego przebiegu procesu tu i teraz, identyfikację słabych ogniw w procesach i ich eliminowanie oraz mocnych punktów w celu ich kwalifikacji i wdrażania jako powtarzalne modele oraz rozpowszechniania, jako najlepsze praktyki w całym zespole. 

Umożliwiają to zbierane przez system szczegółowe informacje odpowiadające potrzebom Business Services, m.in.: wolumeny, kryteria jakościowe, wstrzymania, przerwania pracy, ich długości, charakter i przyczyny. Tego systemy projektowe nie umożliwiają

W ten sposób nasza aplikacja time tracker zamiast być żandarmem pracowników staje się ich sprzymierzeńcem w doskonaleniu pracy. Uwalnia ich czas na pracę i daje solidne podstawy do wdrażania kultury ciągłego doskonalenia i zaangażowanie pracowników. Pracownicy identyfikują się z danymi, czują potrzebę ich zbierania. Stają się podmiotem, który również czerpię wiedzę o swojej pracy, a nie przedmiotem, który podlega kontroli.

Dzięki temu, że pracownicy zaczynają dostrzegać sens zbierania w ten sposób danych raportowanie na bieżąco czynności związanych z procesem pracy, szybko staje się nawykiem, nie zakłóca pracy i nie jest rozpraszaczem dla pracowników.

Dzięki temu, że dane są dostępne on-line na bieżąco i wizualizowane w sposób intuicyjny i praktyczny, manager ma możliwość szybko dostrzega w procesach słabe i mocne strony, szanse i zagrożenia, więc może działać nie czekając aż dane zostaną uzupełnione na koniec dnia, tygodnia, miesiąca, jak ma to miejsce w przypadku klasycznych timesheetów.

Nic dziwnego, że coraz więcej organizacji stosuje Harmodesk uznając, że jest to najlepszy program do mierzenia czasu pracy na rynku przeznaczony dla branży nowoczesnych usług biznesowych.