Skuteczna optymalizacja procesów biznesowych to nie doraźne działanie, ale ciągłe doskonalenie. Najnowsze trendy wskazują, że działania ad hoc powinny zostać zastąpione przez systemowe rozwiązanie.
Praktycy i teoretycy zarządzania, dążąc do tego, aby ich cenna wiedza i doświadczenie były komunikowane w sposób najbardziej jasny i skuteczny, lubią porównywać mechanizmy obserwowane w organizacjach do zjawisk znanych ze świata natury. Dość częstym jest odwoływanie się do przykładu organizmów żywych. Dzięki temu jesteśmy w stanie dobrze obrazować złożoność procesów w organizacjach i ich wzajemne zależności.
Zarówno w organizacji, jak i w organizmie żywym (np. człowieka) obserwujemy specjalizację oraz współpracę określonych obszarów w realizacji bardzo konkretnych celów. Aby te cele były skutecznie realizowane powinny przebiegać bez zarzutu i w sposób optymalny.
Jeżeli tak się nie dziele powinny zostać podjęte działania w celu eliminacji problemów. W organizacjach decyzje te podejmują liderzy i zarządzający. W praktyce często dochodzi do tego dopiero, gdy pojawią się uciążliwe objawy, mimo, że rzeczywiste problemy będące ich przyczyną powstały dużo wcześniej i zanim zostały zauważone, mogły długo zaogniać się i kumulować.
Diagnoza często jest więc stawiana dopiero na etapie znacznego zaawansowania problemów i pojawienia się dodatkowych powikłań. Nierzadko jeżeli jeden proces nie funkcjonuje w pełni prawidłowo, może wyzwolić całą lawinę komplikacji i istotnie zakłócić działanie całości.
W tak postawionej diagnozie pozostaje przyznać, że być może wszystko można było rozwiązać dużo szybciej i łatwiej, gdyby możliwa była wcześniejsza reakcja. Jej brak może zwykle wynikać z braku wystarczającej wiedzy, a ten z braku rzetelnego monitorowania kluczowych procesów i praktycznej niemożności osiągnięcia tego celu.
Optymalizacja procesów czasami jest postrzegana, jako doraźne działanie: pojawił się problem, więc szukamy rozwiązania. Spróbujmy wyobrazić sobie optymalizację procesów, jako systemowe identyfikowanie i eliminowanie problemów w oparciu o mechanizm wczesnego ostrzegania.
Przybliża nas do tego model organizacji na stałe podłączonej do systemu monitorującego kluczowe procesy i dostarczającego managerom istotne dane. Liderzy, mogą identyfikować na ich podstawie, w czasie rzeczywistym, problemy, więc ich reakcja może być szybka. Ponieważ są w stanie już na wczesnym etapie identyfikować i eliminować problemy uniemożliwiając ich pogłębianie się i propagację, zapobiegając destrukcyjnym efektom dla organizacji. Równocześnie mając szybko wiedzę o wzorowych procesach są w stanie bezzwłocznie multiplikować najlepsze praktyki na całe zespoły.
Identyfikowanie słabych punktów procesów i ich eliminowanie przy równoczesnym znajdowaniu mocnych punktów procesów i skuteczne ich szerzenie w organizacji to jeden z istotnych kroków na drodze do optymalizacji, dzięki któremu standaryzacja procesów jest możliwa.
A czy możliwy jest model, w którym optymalizacja procesów staje się cechą środowiska pracy? Czy cechą tego środowiska może być minimalizowanie ryzyka pojawiania się problemów? Czy jesteśmy w stanie uzbroić organizację w systemowe rozwiązanie, które raz wdrożone poprowadzi ją drogą ciągłego doskonalenia do coraz większej efektywności? A co, gdyby - w ramach korzyści z wprowadzonego rozwiązania - w optymalizację procesów samoistnie zaczęli angażować się również pracownicy?
W organizacjach, w których kluczowym obciążeniem są koszty zasobów ludzkich, zwykle to również ludzie (managerowie, pracownicy) mają zasadniczy wkład w wartość dodaną, stanowiąc fundamentalną wartość dla organizacji. Czas ich pracy jest więc zmienną kluczową, która powinna być brana pod uwagę przy optymalizacji procesów. Pierwszym i koniecznym krokiem na drodze do optymalizacji procesów jest więc rzetelny, dokładny i wiarygodny pomiar czasu pracy poświęcanego na poszczególne lub kluczowe zadania lub procesy.
Celem działań optymalizacyjnych powinno być więc uwolnienie czasu zarówno pracowników, jak i managerów na działania, poprzez które wnoszą oni największą wartość dodaną dla organizacji. Jest to możliwe m.in. dzięki wyeliminowaniu lub minimalizowaniu działań, poprzez które pracownicy i managerowie nie wnoszą wartości dodanej do organizacji.
Wszystkie działania, które zmieniają produkt lub usługę i przybliżają ją do postaci oczekiwanej przez Klienta:
Działania zwiększające potencjał do generowania zysków w przyszłości. Czas na aktywności, które wpływają na efektywność, produktywność, jakość wykonywanych zadań z perspektywy osoby lub zespołu:
Wszystkie działania, które nie dodają wartości, ale są niezbędne z uwagi na obecne procesy:
Wszystkie pozostałe działania, które w procesie nie są dla Klienta wartością dodaną
Nasze doświadczenia w ponad pięciuset zespołach Business Services i Back oraz Middle Office wskazują, że w ciągu zaledwie kilku miesięcy od wdrożenia w organizacjach systemowych rozwiązań, wskutek optymalizacji procesów biznesowych dochodzi do uwolnienia nawet ok. 20-30 proc. czasu pracowników i managerów. Ma to znaczny wpływ na ograniczenie kosztów firm, a wdrożenie najlepszych praktyk, pozwala również zatrzymać niekontrolowany wzrost kosztów.
Skutecznie przeprowadzona optymalizacja procesów w organizacjach typu Shared Services (realizujących powtarzalne zadania) pozwala w ten sposób uwolnić od kilku do kilkudziesięciu etatów. Możliwe jest wykorzystanie tego przez zarządzających do podjęcia decyzji o redukcji zatrudnienia, ale nie jest to absolutnie niezbędne, aby odczuć efekty zmian. Optymalizacja procesów może również istotnie pomóc w wygospodarowaniu dodatkowych zasobów do realizacji kolejnych prac i projektów, co oznacza możliwość doświadczenia znacznego wzrostu organizacji bez konieczności ponoszenia dodatkowych, często niewspółmiernych kosztów.
Szybka, trafna pełna diagnoza jest zwykle niemożliwa bez uzyskania odpowiednich danych stanowiących pewny punkt wyjścia i fundament do analiz. Aby móc wejść na prostą i piękną drogę optymalizacji procesów w Business Services potrzebne jest więc rozwiązanie dostarczające absolutnie rzetelnych pomiarów czasu pracy.
Tylko takie dane pozwalają managerom efektywnie identyfikować słabe i mocne punkty w procesach bez ryzyka przeoczenia rzeczy ważnych. Umożliwiają managerom skuteczne planowanie i sprawiają, że najlepsze decyzje w oparciu o fakty, a nie przypuszczenia lub szacunki, są w końcu realne.
Rzetelne pomiary kluczowych danych to tylko połowa sukcesu. Potrzebna jest jasna i czytelna wizualizacja danych. Intuicyjne i łatwe w użyciu narzędzie powinno w prosty i klarowny sposób umożliwiać wykorzystanie zebranych danych do optymalizacji procesów.
Wielu managerów Shared Services dostrzega, że większość dostępnych na rynku systemów do pomiaru czasu pracy pracowników, nie uwzględnia jednak tych potrzeb oraz specyfiki pracy operacyjnej ich zespołów i nie odpowiada w pełni na ich potrzeby.
Cenne i dokładne dane, będące paliwem skutecznej optymalizacji procesów, które są nieosiągalne w przypadku innych narzędzi, dla Harmodesk są na wyciągnięcie ręki. Jak to możliwe? Szczegółowe pomiary czasu pracy w podziale na zadania, przerwy, wstrzymania, zbierane są on-line w tle, czyli na bieżąco w trakcie pracy w aplikacji Harmodesk. Widoczne są one na tablicach wizualizacyjnych w samym Harmodesk, dzięki czemu monitoring poziomu wykonania zadań i bieżące zarządzanie pracą zespołu są łatwiejsze i bardziej skuteczne.
Harmodesk to więc dużo więcej niż bardzo popularny timesheet w zespołach Business Services. To kompleksowe rozwiązanie do zarządzania zadaniami i organizacji pracy zespołów w perspektywie krótkoterminowej, ale także średnioterminowej i długoterminowej.
Możliwość wykorzystania możliwości systemów klasy Business Intelligence, jak Qlik, czy Tableau, dodatkowo otwiera nowe przestrzenie do analizy zebranych danych. W naszej praktyce wdrożeniowej znajdujące się w BI Pulpit Zarządzania i predefiniowany zestaw arkuszy umożliwiają analizę w perspektywie średnio- i długoterminowej.
Jak wygląda wykorzystanie danych do analiz okresowych w BI?
Menedżer dysponuje Pulpitem Zarządzania oraz zestawem 100 gotowych do użycia i sprawdzonych arkuszy wspierających:
Ponadto narzędzie BI umożliwia opracowanie arkuszy dostosowanych do specyfiki konkretnych procesów, arkusze te między innymi pozwalają na:
Harmodesk jako platforma do zarządzania terminowością, jakością i produktywnością stanowi odpowiedź na konkretne potrzeby firm z branży. Precyzyjne i szczegółowe dane, które w czasie rzeczywistym uzyskuje lider i pracownicy, mogą być w prosty sposób wykorzystane do wielu istotnych z punktu widzenia firmy celów (np. rozliczenia z klientami). Dzięki czytelnym i sprawdzonym w praktyce wizualizacjom narzędzie stanowi realne wsparcie managerów w zarządzaniu sprawiając, że optymalizacja procesów biznesowych rzeczywiście staje się prosta i intuicyjna.
Istotne, że wszystko to staje się świadomym udziałem pracowników, których rola w procesie optymalizacji procesów rośnie wzmacniając równocześnie ich morale i motywację oraz odciążając lidera i uwalniając jego czas.
Każdy lider chce mieć zaangażowany zespół oraz komfort podejmowania decyzji w oparciu o twarde i rzetelne dane. W sytuacji, gdy zawsze ma pod ręką proste do zinterpretowania raporty i klarowne wizualizacje jest to dużo łatwiejsze i efektywniejsze. A przy okazji, mając do nich szybki wgląd, dużo prościej jest mu znaleźć i przedstawić argumenty pracownikom, biznesowi i klientom.
Konkretne funkcjonalności Harmodesk (raporty, arkusze, wizualizacje) zostały stworzone bezpośrednio jako odpowiedź na potrzeby zespołów SSC / BPO oraz Back i Middle Office i są efektem wieloletniego poznawania potrzeb zespołów z branży Business Services oraz Back i Middle Office. Zostały uproszczone i zautomatyzowane, dzięki czemu managerowie oszczędzają swój cenny czas.
Otrzymasz od nas regularnie praktyczne inspiracje. Będziesz również na bieżąco z nowymi informacjami o webinarach, szkoleniach, raportach, artykułach oraz innych aktualnych działaniach i wydarzeniach.
.png)
.webp)
