Zaangażowany zespół, terminowa realizacja zadań, a ty masz wszystko pod kontrolą. Oto recepta jak skutecznie zarządzać zespołem w środowisku pracy hybrydowej.
Zdalnie, czy z biura? Duzi już wiedzą. SAP, Salesforce, Facebook, Microsoft, Dropbox, Twitter, Linkedin, Quora, Slack, Square — to tylko kilka dużych firm, które postanowiły oddać w ręce pracowników decyzję, o wyborze modelu pracy i jego zakresie.
O ile w 2019 roku — wg Gartnera — 27 proc. pracowników biurowych na świecie pracowało w modelu pracy hybrydowej (przynajmniej raz w tygodniu pracy zdalnej) i należało do rzadkości w przypadku mniej technicznych działów w ciągu kilkunastu miesięcy od wybuchu pandemii Covid-19 odsetek firm przyznających się do wprowadzenia pracy zdalnej w jakimkolwiek zakresie wzrósł niemal dwukrotnie.
Zmianom przyklaskuje wielu pracowników, którzy rozsmakowali się w pracy hybrydowej. Podoba im się brak konieczności codziennych dojazdów, luźny dress code na home office, większa swoboda w organizacji czasu pracy — nie chcą z tego rezygnować.
Aż 77 proc. Polaków uważa, że hybrydowy model pracy to najlepsze rozwiązanie (PwC, Upskilling Hopes and Fears 2021). Jednak rodzimi menedżerowie mają wiele obaw.
Z raportu „Niedobór talentów” ManpowerGroup wynika, że tylko co piąty polski pracodawca nie zgłasza obaw związanych z pracą poza siedzibą firmy. Co piątego martwi jakość współpracy w zespołach zdalnych. Obawy firm dotyczą również spadku produktywności (18 proc.).
Menedżerowie wskazują na wyzwania związane z zarządzaniem zespołem w modelu pracy hybrydowej, m.in.:
To wyniki ankiety, którą przeprowadziliśmy wśród menedżerów i liderów zespołów podczas jednego z naszych webinarów nt. możliwości wykorzystania pracy hybrydowej do zwiększenia efektywności i zaangażowania zespołu.
Od menedżerów zarządzających w środowisku hybrydowym często słyszymy o poczuciu chaosu, rozsypującym się zespole, jednak nie wszyscy rozkładają ręce.
Są tacy, którzy tam, gdzie inni widzą zagrożenia, potrafią dostrzec możliwości. W firmie Ringier Axel Springer Polska pojawienie się związanego z Covid-19 lockdownu uwydatniło problemy, z którymi już wcześniej nie potrafiono sobie poradzić.
To powracający, co jakiś czas backlog w jednym z kluczowych procesów w dziale księgowości (księgowanie faktur zakupowych) i spadek zaangażowania pracowników.
Problemy te nasiliły się po wymuszonym przejściu pracowników na tryb pracy na odległość (możliwość pracy z biura dla chętnych).
Kasia Fita, menedżerka działu, postanowiła wówczas raz na zawsze rozwiązać problem. Wdrożono narzędzie wspierające menedżera w organizacji pracy zespołu.
Efekty zmiany były szybkie i dostrzegalne w wielu obszarach. O ile wcześniej 85 proc. faktur czekało na procesowanie przynajmniej pięć dni, obecnie wszystkie faktury, które nie mają wstrzymań, są procesowane w ciągu jednego dnia. Wdrożony miernik satysfakcji pracowników oraz liczne rozmowy, wskazują na skokową poprawę.
Menedżerka mówi o trwałości efektów wprowadzonej zmiany. - O wiele mniej stresu. Mam pewność, że priorytetowe zadania zostaną wykonane.
Narzędzie automatycznie pobiera zadania z różnych systemów transakcyjnych i rozdziela je odpowiednim pracownikom, według na bieżąco ustalanych przez lidera priorytetów biznesowych.
Zadania od razu trafiają do odpowiednich osób, ponieważ system rozdziela je według zdefiniowanych przez managera kompetencji pracowników.
Dzięki transparentności, w zespołach, gdzie pracownicy narzekają na szefów za niesprawiedliwe delegowanie zadań — problem znika, a rośnie zaangażowanie pracowników i satysfakcja z pracy.
Twój pracownik realizuje zadania jedno po drugim, w myśl optymalnych zasad pracy procesowej:
Rób w danym czasie tylko jedną rzecz na raz, przechodź do kolejnej po jej zakończeniu lub wstrzymaniu; zapewnij, że każdy pracownik dokładnie wie, co ma robić.
Dawkowanie zadań jest tu istotne. Pracownik nie musi myśleć, co zrobić wcześniej, co później — nie musi planować. Dzięki temu może w stu procentach skoncentrować się na tym, co aktualnie robi, wzrasta jego efektywność i jakość pracy.
Równocześnie ty masz w jednym miejscu podgląd na wszystkie zadania — automat na bieżąco dostarcza tam statusy ich realizacji i wizualizacje kluczowych KPI. Dzięki temu masz spokojną głowę, że wszystko jest ok.
Co istotne, cały czas masz kontrolę nad procesem. Przykładowo, zlecasz do systemu dystrybucję zadania priorytetowego — masz gwarancję, że zostanie przekazana odpowiedniemu pracownikowi w trybie pilnym.
Przestajesz być też zakładnikiem preferencji pracownika, co do trybu pracy, zyskując zmotywowany zespół i pewność, że praca zostanie wykonana.
Zautomatyzowana dystrybucja zadań i możliwość bieżącego monitorowania ich statusów pozwalają Ci skupić się na tym, co naprawdę ma znaczenie w zawodzie menedżera.
- Mam teraz dodatkowe 90 minut dziennie uwolnionego czasu — mówi Fita.
Zobacz webinar RASP z Kasią Fitą.
Krok po kroku dokładnie odpowiedzmy sobie na to pytanie zaczynając od korzyści dla pracownika w modelu hybrydowym / zdalnym. Wielu ekspertów uważa, że w modelu hybrydowym ma miejsce bardzo interesujące i na pozór zaskakujące zjawisko - lepsze wykorzystanie potencjału talentów. Dlaczego?
Weźmy pierwszą z brzegu cechę codziennej pracy w modelu hybrydowym: brak potrzeby dojazdów do pracy w dniach, w których realizowana jest przez nich praca zdalna. Niby nic, a jednak.
Chyba nikogo nie trzeba przekonywać, że pracownicy wykonujący obowiązki w ten sposób z oczywistych względów oszczędzają swój czas i fundusze na dojazdach do miejsca pracy, niezależnie czy dojeżdżają do pracy komunikacją publiczną, czy samochodami.
W wielu przypadkach możliwość częściowej pracy zdalnej umożliwia też pracownikom realizację celów związanych z życiem osobistym, rodzinnym, co - jeżeli jest to zgodne z ich preferencjami - wpływa na szybki i znaczny wzrost satysfakcji z pracy.
Zadowolony pracownik to zmotywowany pracownik, a zmotywowani ludzie chętniej podejmują wyzwania, co ma przecież kluczowe znaczenie dla lidera, który chce wykorzystać 100 procent potencjału swoich pracowników.
Wiele zależy tu oczywiście od oczekiwań poszczególnych pracowników (warto przeprowadzić ocenę produktywności) i specyfiki pracy przez nich realizowanej.
Zanim pokażemy, w jaki sposób menedżer może przekuć ten potencjał energii pracowników w realną wartość dla organizacji wróćmy na chwilę do kwestii braku potrzeby codziennych dojazdów do biur. Warto tu pamiętać, że oszczędności czasu pracowników to nie wszystko. W skali makro, przewagą pracy zdalnej jest również niebagatelny wpływ na mniejsze zanieczyszczenie środowiska.
Tą korzyść z pracy hybrydowej, niejeden lider zrozumiał dopiero w związku z koniecznością czasowego zamknięcia firmy. Chodzi oczywiście o zmniejszenie przestrzeni biurowej co wpływa na mniejsze koszty utrzymania biura. Oczywiście w sytuacji planowania modelu hybrydowego jest to opcja, z której nie wszystkim opłaca się skorzystać.
Przestrzeń biurowa świetnie sprawdza się, jako miejsce wspólnej pracy zespołu realizującego zadania projektowe i w tego rodzaju pracy - wymagającej fizycznego kontaktu, spotkań face-to-face, zarządzania projektami - daje wartość organizacji, np. dzięki temu, że sprzyja komunikacji nieformalnej.
Choć zawsze należy wybrać takie rozwiązania, które najlepiej odpowiadają potrzebom firmy, to nawet w tej grupie wiele organizacji wybiera połączenie klasycznego pracowania z modelem zdalnym.
Połączenie pracy zdalnej z pracą w biurze odbywa się jednak w różnych firmach w różny sposób. Duża ich część pozwala pracownikowi samodzielnie decydować, w których konkretnie dniach chce pracować z domu, a kiedy z biura, w ramach ustalonego wcześniej tygodniowego lub miesięcznego wymiaru czasu pracy na odległość i biurowej. Pomaga w tym wcześniejsze ustawienie grafików pracy zdalnej.
Wielu managerów, którzy pierwotnie myśleli, że udało im się skutecznie wprowadzić pracę hybrydową po czasie nabiera wątpliwości. Po pierwsze, w przypadku długotrwałej pracy zdalnej zdarza się, że pewne niespodzianki pojawiają się dopiero po czasie. Po drugie wszyscy pamiętamy, że to sytuacja wymusiła szybkie zamiany, tymczasem wprowadzeniu pracy hybrydowej powinno towarzyszyć odpowiednie zaplanowanie procesu. Tylko wtedy możemy liczyć na piorunujące efekty w modelu hybrydowym.
Zarządzanie zespołem w modelu hybrydowym to szanse ale też konkretne zagrożenia. Najważniejsze, że zagrożenia te, również można przekuć w szanse:
Czy można znaleźć jasne odpowiedzi na to i inne powyższe pytania? Czy można wskazać konkretne, sprawdzone metody postępowania, skuteczne rozwiązania lub gotowe narzędzia?
Wiele z tych kwestii to codzienne pytania, z którymi musi zmierzyć się każdy lider. Z pomocą przychodzą nowoczesne narzędzia do pracy zdalnej, które umożliwiają pracownikom śledzenie statusów realizacji zadań, a przede wszystkim dają liderom możliwość monitorowania bieżącej pracy zespołu.
Ale są również rozwiązania oferujące jeszcze więcej, a tą funkcjonalność ważną z punktu widzenia informacyjnego mają wyjątkowo dobrze dopasowaną do potrzeb managerów i pracowników.
Narzędzie do automatycznego przydzielania zadań i nadzorowania kolejnych etapów ich realizacji pozwala zachować ład i porządek w organizacji oraz transparentny przepływ informacji między wszystkimi członkami zespołu (przy zachowaniu wiarygodnego kolejkowania danych).
Rzetelne kluczowe dane zwizualizowane w intuicyjny sposób, podobnie jak możliwość szybkiego wskazywania niedociągnięć pozwala na sprawne zarządzanie,
Dodatkowe funkcje tego narzędzia nadającego się świetnie do pracy na odległość, managerom pozwalają zoptymalizować pracę, szybkie sprawdzanie historii projektu, a żmudne przygotowania cyklicznych raportów stają się dużo prostsze.
Wszystko to jest możliwe dzięki bardzo szczegółowym danym, które oprogramowanie zbiera w tle pracy realizowanej przez każdego członka zespołu (nie zapominajmy, że zgodnie z Kodeksem Pracy pracodawca zobowiązany jest do zbierania danych dotyczących czasu pracy, co w przypadku pracy w modelu hybrydowym jest trudne do realizacji bez odpowiedniego narzędzia).
Dzięki temu, że narzędzie znacznie ułatwia organizację pracy pracowników, menedżer ma więcej czasu na inne działania, np.: precyzyjne diagnozowanie potrzeb klienta, czy konkretne aktywności, które są dla zwiększenia satysfakcji i dla bezpieczeństwa pracowników konieczne.
Wróćmy jeszcze na chwilę do wspomnianego przykładu: wykluczenie osób pracujących zdalnie podczas zebrań hybrydowego zespołu. Jak ułatwić komunikację, co do przypisania zadań i statusów ich realizacji skoro podczas zebrań hybrydowych zespołów, zdalni pracownicy narzekają na istotne problemy? Dlaczego w czasie pracy zdalnej trudniej jest im przekazać niezbędne informacje? Może dane powinny być wysyłane wybranymi kanałami komunikacji? Może jest ich za wiele? (Z tego zresztą powodu pracownicy często narzekają na trudności w skupieniu i koncentracji podczas pracy).
W przypadku zastosowania odpowiedniego narzędzia (jednego!) nie będzie stanowiło to aż tak dużego problemu, gdyż informacje na temat przypisania zadań i statusów ich realizacji są dostępne na wyciągnięcie ręki dla lidera i pracowników, więc liczba zebrań może być ograniczona do niezbędnego minimum. Jedno pewne źródło informacji o pracach zespołu zmniejsza prawdopodobieństwo wystąpienia błędu zarówno w procesie pracy członków zespołu i lidera.
Aplikacja jest dostępna dla lidera i pracowników za pośrednictwem przeglądarki internetowej, co stanowi dodatkowy atut.
Żadne, nawet najbardziej zaawansowane narzędzie IT będące platformą współpracy, nie jest w stanie wyeliminować potrzebę bezpośredniej integracji zespołu i fizycznych spotkań pracowników. Należy pamiętać o takich elementarnych działaniach, jak regularne spotkania całego zespołu (daily meetings, weekly meetings), podczas których członkowie zespołu dzielą się informacjami na temat postępów w realizacji zadań, planów, przeszkód i wzajemnych oczekiwań, a szef może ocenić i dostosować działania do statusów dostępności poszczególnych pracowników.
W przypadku pracy zdalnej byłoby nierozsądne ograniczyć się tylko do tej jednej formy interakcji między współpracownikami. W umacnianiu więzi zespołowych sprawdzają się offline'owe spotkania całego zespołu prowadzone we wcześniej ustalonych dniach, kiedy cały zespół może w nich uczestniczyć. Warto umożliwić pracownikom sprawną możliwość korzystania z systemu rezerwacji sal konferencyjnych i innych wspólnych powierzchni biurowych.
Jak zapewnić pełną przejrzystość i zaufanie w zdalnym modelu pracy? Zobacz, co Rafał Kozłowski, Vice President, CFO Asseco, mówi o efektach stosowania Harmodesk w Asseco.
Otrzymasz od nas regularnie praktyczne inspiracje. Będziesz również na bieżąco z nowymi informacjami o webinarach, szkoleniach, raportach, artykułach oraz innych aktualnych działaniach i wydarzeniach.
.png)
.webp)
